Video Introduttivo

Ordini Commerciali

La sezione Ordini Commerciali è il punto di partenza per la gestione dei trasporti della tua azienda su Truckscanner. Qui puoi inserire o importare automaticamente tutti gli ordini di vendita o acquisto che necessitano di un servizio di trasporto.

Cosa puoi fare con Truckscanner, partendo dagli Ordini Commerciali

Truckscanner ti permette di automatizzare e gestire in modo tracciato e organizzato l'intero processo di trasporto:

1. Presa in carico dell'ordine da pianificare: Gestisci gli ordini di vendita da spedire o gli ordini di acquisto da ritirare, tutto in un unico punto.

2. Inserimento della richiesta di trasporto: Crea rapidamente richieste per la ricerca di un vettore partendo direttamente dai dati dell'ordine.

3. Condivisione e ricerca vettori: Condividi la richiesta sia con i tuoi vettori abituali sia con nuovi trasportatori per centralizzare offerte, controlli burocratici e tracciabilità dall'ordine alla consegna. 
   Novità: il nostro sistema AI ti propone automaticamente dei Match con vettori del network, permettendoti di contattarli direttamente!

4. Automazione controlli e accettazione offerta: I controlli burocratici vengono gestiti automaticamente. Quando accetti l'offerta migliore, viene generato l'ordine di trasporto (o mandato di carico) che può essere integrato con il tuo gestionale per la generazione automatica dei DDT, eliminando il data entry manuale.

5. Monitoraggio ordine e vettore: Tieni sotto controllo lo stato di avanzamento di ogni trasporto e le performance dei vettori.

6. Prenotazione aree di carico e scarico: Gestisci le prenotazioni degli slot nei magazzini per ridurre il traffico nei piazzali e ottimizzare i tempi.
   

Prima di iniziare: valuta l'integrazione del tuo ERP o TMS

L'integrazione con il tuo sistema ERP (gestionale aziendale) o TMS (gestionale trasporti) è fondamentale per automatizzare l'importazione degli ordini, eliminare l'inserimento manuale dei dati, ridurre gli errori di trascrizione, tracciare automaticamente tutto il processo e sincronizzare in tempo reale ordini commerciali e trasporti.

Come attivare l'integrazione

1. Clicca sul pulsante Integra il tuo ERP in alto a destra
2. Compila il modulo indicando chi contattare del vostro reparto IT o la vostra software house
3. Il nostro team tecnico si metterà in contatto con i vostri referenti
4. Insieme valuteremo la vostra infrastruttura e proporremo la soluzione migliore per automatizzare il maggior numero di processi possibili
5. Una volta configurata l'integrazione, gli ordini arriveranno automaticamente in piattaforma

Come leggere la tabella degli ordini

Le colonne principali

La tabella mostra tutti gli ordini con queste informazioni:

• Num. Ordine: Il codice identificativo univoco (es. 61625/AA)
• Data ordine: La data di creazione dell'ordine commerciale
• Assegnazione: L'eventuale assegnazione della pianificazione a un utente specifico
• Ritiro: La provincia dove deve essere ritirata la merce
• Destinazione: La provincia dove deve essere consegnata
• Data di consegna: L'intervallo di date entro cui consegnare
• Categoria: La tipologia di merce (Pallettizzata, Sfusa, Container, ecc.)
• Tot. Peso: Il peso totale del carico in kg
• Stato: La fase attuale dell'ordine nel processo

Gli stati degli ordini

Ogni ordine passa attraverso diversi stati che indicano l'avanzamento:

• 🔍 Verificare: Ordine appena inserito che richiede controllo dei dati
• ✅ Pronto: Ordine verificato e pronto per cercare trasportatori
• 🌐 Online: Richiesta di carico pubblicata sul marketplace
• 📋 Pianificato: Ordine di trasporto generato su Truckscanner
• 🔒 Chiuso: Trasporto organizzato con altri mezzi (fuori piattaforma)
• ✔️ Evaso: Trasporto completato con ricezione del DDT

Come filtrare gli ordini

I filtri disponibili

Nella parte superiore della tabella trovi diversi filtri per trovare rapidamente gli ordini che ti interessano.

Filtri geografici:

• Ritiro: Inserisci città o provincia di partenza
• Destinazione: Inserisci città o provincia di arrivo
• Raggio km: Cerca entro un raggio specifico da una località

Filtri temporali:

• Data da: Seleziona la data iniziale
• Data a: Seleziona la data finale

Filtri per tipologia:

• Categoria: Seleziona il tipo di merce
• Merci speciali: Filtra solo carichi con requisiti particolari
• Peso da/a: Inserisci il range di peso desiderato
• Assegnato a: Filtra per l'assegnatario di proprio interesse

Come applicare i filtri

1. Compila uno o più campi filtro
2. Premi il tasto Invio sulla tastiera
3. La tabella si aggiorna automaticamente
4. Per cancellare tutti i filtri clicca su Reimposta

I pulsanti principali

Aggiorna (se l'ERP/TMS è stato integrato) 🔄

Clicca questo pulsante per scaricare nuovi ordini dal gestionale e sincronizzare i dati con il sistema.

Importa 📥

Se non hai ancora l'integrazione ERP puoi importare gli ordini manualmente:

1. Clicca su Importa
2. Seleziona il file Excel o CSV con gli ordini
3. Mappa i campi del file con quelli di Truckscanner
4. Conferma l'importazione

Nuovo ➕

Per creare un ordine manualmente clicca su Nuovo. Si aprirà un pannello laterale dove inserire tutti i dati dell'ordine. Vedi la sezione dedicata più avanti in questa guida.

Come gestire un ordine

Aprire il dettaglio

1. Clicca su qualsiasi punto della riga dell'ordine
2. Si apre la schermata di dettaglio con tutte le informazioni

Le sezioni del dettaglio

Nel dettaglio trovi:

• Dati generali: Numero, date, riferimenti
• Luoghi: Indirizzi completi di ritiro e consegna
• Merce: Dettagli su tipologia, peso, dimensioni
• Note: Istruzioni particolari per il trasporto

I pulsanti azione

In base allo stato dell'ordine, nella parte inferiore trovi diversi pulsanti:

"Genera Richiesta" 📢 (solo in stato "Pronto"): Pubblica l'ordine sul marketplace Truckscanner. I trasportatori possono vedere la richiesta e fare offerte. Genera un link da condividere.

"Salva" 💾 (in stati "Pronto" e "Verificare"): Salva le modifiche apportate. L'ordine mantiene lo stato attuale.

"Chiudi Ordine" 🔒 (solo in stato "Online"): Usa se organizzi il trasporto fuori da Truckscanner. L'ordine passa a stato "Chiuso". Eventuali richieste attive vengono annullate.

"Ordine evaso" ✔️ (solo in stato "Pianificato"): Cambia in stato "Evaso" l'ordine per ricezione DDT.

Creare un nuovo ordine commerciale

Quando clicchi sul pulsante Nuovo, si apre un pannello laterale con tutti i campi da compilare. I campi contrassegnati con l'asterisco (*) sono obbligatori.

Sezione Dati Ordine

Numero ordine* : Inserisci il codice identificativo dell'ordine (es. il numero dal tuo gestionale).

Sezione Merce

Categoria* : Seleziona il tipo di merce dal menu a tendina. Le opzioni disponibili sono:

• Merci pallettizzate
• Altri carichi (non pallettizzati)
• Carichi sfusi (solidi)
• Carichi sfusi (liquidi)
• Unità di trasporto intermodale
• Carichi eccezionali

Tipologia di pallet* : Se hai selezionato "Merci pallettizzate", scegli il formato del pallet:

• EPAL (120x80)
• Industriale (120x100)
• Altro (indica tu le misure del pallet)

Dimensioni* : Inserisci le dimensioni in centimetri:

• Lunghezza (cm)
• Larghezza (cm)
• Altezza (cm)

Nota: Passa il mouse sull'icona ? accanto ai campi per visualizzare un'immagine guida delle dimensioni.

Quantità* : Indica il numero di unità (es. numero di pallet). Puoi usare i pulsanti + e - per aumentare o diminuire il valore.

Peso per pallet* : Inserisci il peso in kg per singola unità.

Contenuto* : Descrivi brevemente il contenuto della merce (es. "Elettrodomestici", "Alimentari secchi").

Impilabile* : Seleziona "Sì" se la merce può essere impilata, "No" in caso contrario.

Sezione Merci Speciali

Clicca sul campo Merci speciali per espandere le opzioni. Se la merce richiede trattamenti particolari, seleziona le caselle appropriate.

Merci pericolose (ADR):

• Esplosivo
• Infiammabile o comburente
• Radioattivo
• Pericolo di inalazione
• Rifiuti medici
• Gas inerte

Merci deperibili (ATP):

• Seleziona questa opzione se la merce richiede temperatura controllata e seleziona quale tipologia

Sezione Ritiro & Consegna

Ritiro* : Digita l'indirizzo di ritiro nel campo. Il sistema mostrerà suggerimenti automatici basati su Google Maps. Seleziona l'indirizzo corretto dalla lista.

Consegna* : Digita l'indirizzo di consegna. Anche qui il sistema mostrerà suggerimenti automatici. Seleziona l'indirizzo corretto dalla lista.

Nota: Per motivi di privacy, inizialmente i vettori vedranno solo la città di ritiro e consegna. L'indirizzo esatto verrà mostrato solo dopo l'accettazione di un'offerta.

Data di consegna* : Clicca sul campo e seleziona dal calendario l'intervallo di date entro cui deve avvenire la consegna. Puoi selezionare un singolo giorno o un periodo.

Sezione Requisiti Aggiuntivi

Servizi speciali (opzionale): Se il carico richiede attrezzature particolari per il carico/scarico, seleziona una o più opzioni:

• Gru
• Sponda idraulica
• Transpallet
• Muletto
• Carico dall'alto

Servizi speciali aggiuntivi (opzionale): Altri servizi particolari richiesti.

Certificati richiesti (opzionale): Se richiedi che il trasportatore disponga di certificazioni specifiche, selezionale dalla lista:

• DURC
• RC Vettoriale
• Whitelist
• Licenza comunitaria
• ADR
• ATP
• HACCP
• GDP
• Trasporto animali vivi
• ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 50001
• Assicurazione specifica
• Altro

Note: Campo libero per inserire istruzioni particolari per il trasporto (es. "Chiamare prima della consegna", "Merce fragile", "Ritiro entro le ore ...").

Salvare l'ordine

Una volta compilati tutti i campi obbligatori:

1. Clicca sul pulsante Salva per salvare e chiudere il pannello
2. Oppure clicca su Salva e crea un altro se devi inserire più ordini consecutivamente

L'ordine verrà creato in stato "Verificare" o "Pronto" a seconda della completezza dei dati inseriti.

Il processo completo passo-passo con Truckscanner

1. Arrivo degli ordini

Gli ordini arrivano in piattaforma attraverso:

• Integrazione ERP: Automaticamente dal gestionale
• Importazione: Da file Excel/CSV
• Inserimento manuale: Tramite il pulsante "Nuovo"

Tutti arrivano in stato "Verificare" o "Pronto".

2. Verifica e controllo

1. Apri l'ordine cliccando sulla riga
2. Controlla che tutti i dati obbligatori siano inseriti e corretti: indirizzi completi di ritiro e consegna, date e orari compatibili, peso e dimensioni realistici, categoria merce appropriata
3. Modifica eventuali errori o dati obbligatori mancanti
4. Clicca Salva
5. L'ordine passa automaticamente a "Pronto"

3. Assegnazione agli utenti (opzionale)

1. Nella tabella degli ordini, trova la colonna Assegnazione
2. Seleziona l'utente responsabile della spedizione/ritiro dal menu a tendina

4. Generazione della richiesta

1. Quando l'ordine in stato "Pronto", apri di nuovo l'ordine e clicca Genera Richiesta
2. Conferma la pubblicazione
3. La richiesta è ora visibile ai trasportatori
4. L'ordine passa a stato "Online"
   

5. Condivisione della richiesta

Dopo aver generato la richiesta puoi condividerla in due modi:

Condivisione generale:

1. Clicca Condividi
2. Scegli l'app (WhatsApp, Email, SMS, ecc.)
3. Invia il link pubblico ai tuoi trasportatori abituali
   

Condivisione ai Network:

1. Clicca Network
2. Seleziona i network a cui inviare
3. La richiesta arriva solo ai contatti selezionati

"Network" 🌐 (solo in stato "Online"): Condividi solo con i tuoi network di trasportatori abituali in modo massivo.

6. Controlla e contatta i Match AI

Non perdere tempo e contatta subito i match identificati dalla nostra AI come vettori o spedizionieri compatibili con la richiesta inserita, nella sezione "Le mie richieste" del menù di sinistra.

7. Gestione delle offerte

1. I trasportatori inviano le loro offerte
2. Ricevi notifiche per ogni nuova offerta
3. Valuta prezzo, documenti e affidabilità
4. Tratta direttamente in chat con il trasportatore
5. Accetta l'offerta migliore

8. Creazione ordine di trasporto

Quando accetti un'offerta:

1. Si genera automaticamente l'Ordine di Trasporto
2. L'ordine commerciale rimane collegato per la tracciabilità
3. Il trasportatore riceve tutti i dettagli operativi

9. Prenotazione aree di carico/scarico

1. Il vettore prenota gli slot disponibili presso i magazzini
2. Tutto rimane tracciato nell'ordine

10. Completamento e chiusura

1. Il trasportatore completa il trasporto
2. Carica il DDT firmato
3. L'ordine commerciale passa a stato "Evaso"
4. Hai la tracciabilità completa del processo
   

Tracciabilità completa

La catena di documenti

Un ordine commerciale genera questa sequenza:

1. Ordine Commerciale (punto di partenza)
2. Richiesta di Trasporto (ricerca trasportatore)
3. Ordine di Trasporto (assegnazione confermata)
4. Prenotazioni Slot magazzino (se richieste)
5. DDT (documento finale)

Come seguire la tracciabilità

• Ogni documento mantiene il riferimento agli altri
• Puoi navigare avanti e indietro nella catena
• Tutti i dati sono sempre accessibili
• La cronologia delle modifiche è registrata